Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen oder uns über sie eine Anfrage senden, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, an wen wir Daten weitergeben und welche Rechte Sie haben.
1. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website www.orthodental.at: den Besuch der Website, das Absenden von Webformularen, die Anmeldung zum Newsletter sowie den Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien.
OrthoDental behandelt ausschließlich in seinen Ordinationen in Slowenien. Diese Website richtet sich an Patientinnen und Patienten aus Österreich und anderen deutschsprachigen Ländern, die sich in Slowenien behandeln lassen möchten; in Österreich bieten wir keine Behandlungen an. Ihr Behandlungsplan und Ihre Patientenakte werden in Slowenien nach slowenischem Gesundheitsrecht geführt.
Die Verarbeitung der Patientenakte (Zahnstatus, Röntgenaufnahmen, digitale Abformungen, Behandlungspläne) erfolgt in einem separaten Patientenverwaltungssystem, Flerp Dent, und ist nicht Gegenstand dieser Erklärung. Daten, die Sie über ein Webformular übermitteln, werden nicht automatisch in dieses System übertragen; wir erfassen sie dort erst, wenn ein Termin vereinbart wurde. Über die Verarbeitung von Gesundheitsdaten informieren wir Sie bei Ihrem ersten Besuch in der Ordination.
2. Verantwortlicher und Kontakt
| Verantwortlicher | OrthoDental d.o.o. |
|---|---|
| Anschrift | Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slowenien |
| Firmenbuchnummer | 8162158000 |
| UID-Nummer | SI 82691029 |
| info@orthodental.si | |
| Datenschutzbeauftragter | Nicht bestellt. Bitte richten Sie alle Fragen zum Datenschutz an info@orthodental.si. |
3. Welche Daten wir verarbeiten und warum
3.1 Technische Zugriffsdaten (Server-Logfiles)
Bei jedem Besuch der Website erfasst der Server automatisch Ihre IP-Adresse, Browsertyp und -version, das Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie die aufgerufenen Seiten.
| Zweck | Bereitstellung der Website, technischer Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsprävention |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, funktionierenden Website |
| Speicherdauer | Bis zu 12 Monate; bei Missbrauchsverdacht bis zum Abschluss der Untersuchung bzw. eines Rechtsverfahrens |
3.2 Kontakt- und Terminanfrageformulare
Über die Formulare auf dieser Website erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre bevorzugte Rückrufzeit. Die Formulare werden vom Anbieter SqualoMail betrieben.
Ihre Anfrage wird in unserem Kundenverwaltungssystem (monday.com) erfasst, in dem wir Kontakte und die Terminvereinbarung nachhalten. Dieses System enthält ausschließlich Kontaktdaten und Notizen zum Verlauf der Terminabstimmung – Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschter Standort und Anrufstatus. Auf dieser Grundlage kontaktieren wir Sie, in der Regel telefonisch, um einen ersten Beratungstermin zu vereinbaren.
Kommt kein Termin zustande, versuchen wir gegebenenfalls noch einige Male, Sie zu erreichen; von uns aus nehmen wir jedoch nicht länger als 12 Monate nach Ihrer Anfrage Kontakt auf.
Eine Ausnahme ist ein von Ihnen gewünschter späterer Rückruf: Wenn Sie uns im Gespräch mitteilen, dass Sie sich erst später entscheiden möchten (zum Beispiel wegen eines Auslandsaufenthalts, einer Schwangerschaft oder aus anderen persönlichen Gründen), notieren wir lediglich das Datum, an dem wir Sie anrufen sollen, und melden uns dann – auch nach Ablauf der 12 Monate. Den Grund für die Verschiebung halten wir nicht fest.
Sie können jederzeit verlangen, dass wir Sie nicht mehr kontaktieren – es genügt, dies am Telefon zu sagen oder an info@orthodental.si zu schreiben. Ihre Anfrage und alle zugehörigen Kontaktdaten löschen wir dann aus unserem System.
Wird ein Termin vereinbart, übertragen wir Ihre Kontaktdaten manuell in unser Patientenverwaltungssystem Flerp Dent. Ab diesem Zeitpunkt gilt die in Abschnitt 1 beschriebene Verarbeitung.
| Zweck | Beantwortung Ihrer Anfrage, Vereinbarung eines ersten Beratungstermins und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor Abschluss eines Behandlungsvertrags |
| Besondere Datenkategorien | Einige Formulare sind auf Seiten zu bestimmten Leistungen veröffentlicht (z. B. Invisalign, Zahnimplantate, Zahnersatz). Aus dem Absenden eines solchen Formulars kann auf Ihr Interesse an einer bestimmten Behandlung geschlossen werden, was ein Gesundheitsdatum darstellen kann. Diese Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung) und behandeln sie mit derselben Vertraulichkeit wie die Patientenakte. |
| Speicherdauer | Bis zu 5 Jahre ab Ihrer Anfrage, wenn es zu keinem Besuch in der Ordination kommt. Die längere Frist begründen wir damit, dass die Entscheidung für eine kieferorthopädische Behandlung häufig aufgeschoben wird und Interessenten auch nach mehreren Jahren auf eine frühere Anfrage zurückkommen, sowie mit den Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche. Von uns aus kontaktieren wir Sie nur in den ersten 12 Monaten, es sei denn, Sie haben selbst um einen späteren Rückruf gebeten (siehe oben). Nach Ablauf von 5 Jahren löschen wir den Eintrag in monday.com. Werden Sie unser Patient, gelten für die Patientenakte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. |
Müssen Sie diese Daten angeben? Nein. Die Angabe personenbezogener Daten über ein Formular ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und kann jederzeit unterlassen werden. Ohne Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage allerdings nicht beantworten und keinen Termin vereinbaren; Sie können uns stattdessen gerne anrufen oder persönlich besuchen.
3.3 Newsletter und Direktwerbung
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden oder in einem Formular das Einwilligungskästchen ankreuzen, senden wir Ihnen Informationen zu unseren Leistungen und Angeboten per E-Mail oder SMS.
| Zweck | Information über Leistungen, Angebote und Neuigkeiten |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung. Sind Sie bereits unser Patient bzw. Kunde, kann die Information über ähnliche Leistungen auf Art. 226 Abs. 2 des slowenischen Gesetzes über elektronische Kommunikation (ZEKom-2) und, soweit anwendbar, auf die entsprechenden Vorschriften Ihres Wohnsitzlandes gestützt werden; jede Nachricht enthält eine kostenlose und einfache Abmeldemöglichkeit. |
| Speicherdauer | Ihre Kontaktdaten speichern wir, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Den Nachweis der Einwilligung (wann und wie sie erteilt wurde) bewahren wir für die Dauer der Einwilligung und weitere 5 Jahre nach dem Widerruf auf, um die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung belegen zu können. |
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder Nachricht oder per E-Mail an info@orthodental.si widerrufen. Der Widerruf berührt weder die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung noch die Erbringung unserer Gesundheitsleistungen.
3.4 Cookies, Reichweitenmessung und Werbung
Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung, wie es Art. 225 ZEKom-2 erlaubt. Alle übrigen Cookies – für Reichweitenmessung, Funktionalität und Werbung – setzen wir erst nach Ihrer Einwilligung über das Einwilligungsbanner (Cookiebot).
Wenn Sie die Einwilligung verweigern, werden keine Analyse- und Werbe-Tools geladen – auch nicht im cookielosen Modus. Die entsprechenden Dienste (Google Analytics, Google Ads, Meta-Pixel) werden erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert.
| Rechtsgrundlage | Technisch notwendige Cookies: Art. 225 ZEKom-2 und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle übrigen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung. |
|---|---|
| Details | Eine Liste der einzelnen Cookies, ihrer Zwecke und Laufzeiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über das Symbol für Cookie-Einstellungen auf der Website ändern. |
3.5 Formulare in sozialen Netzwerken
Neben den Formularen auf dieser Website nutzen wir auch Formulare innerhalb der Plattformen Facebook und Instagram (sogenannte Instant Forms). Wenn Sie ein solches Formular ausfüllen, übermittelt uns die Plattform die von Ihnen eingegebenen Daten – Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Diese Daten werden im selben System (monday.com) erfasst und auf dieselbe Weise und zu denselben Bedingungen verarbeitet wie Anfragen über die Website. Für die Verarbeitung innerhalb der Plattform selbst ist der Plattformbetreiber nach seiner eigenen Datenschutzerklärung verantwortlich.
4. An wen wir personenbezogene Daten weitergeben
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur an die folgenden Kategorien von Empfängern weiter, die sie nach unseren Weisungen und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO verarbeiten, soweit nicht anders angegeben.
| Empfänger | Zweck | Rolle |
|---|---|---|
| SqualoMail | Webformulare, Newsletter, Nachrichtenversand | Auftragsverarbeiter |
| monday.com Ltd. | Erfassung von Anfragen und Terminabstimmung (Kontaktdaten und Anrufnotizen) | Auftragsverarbeiter |
| Flerp Dent | Termin- und Patientenaktenverwaltung – Daten werden erst bei Terminvereinbarung manuell erfasst | Auftragsverarbeiter |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Maps | Auftragsverarbeiter / gemeinsam Verantwortlicher für Werbung |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Werbemessung und Retargeting (nur mit Einwilligung) | Gemeinsam Verantwortlicher |
| Usercentrics A/S (Cookiebot) | Verwaltung und Protokollierung der Cookie-Einwilligung | Auftragsverarbeiter |
| NEOSERV, d.o.o. (Slowenien) | Website-Hosting | Auftragsverarbeiter |
| Microsoft Ireland | Geschäftliche E-Mail | Auftragsverarbeiter |
Wir können Daten auch an zuständige Behörden weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
5. Übermittlung in Drittländer
Einige der oben genannten Anbieter gehören zu Konzernen mit Sitz in den Vereinigten Staaten und können außerhalb der EU bzw. des EWR auf Daten zugreifen. Solche Übermittlungen erfolgen nach Kapitel V DSGVO, und zwar:
- auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework), sofern der Empfänger darunter zertifiziert ist, oder
- auf Grundlage der Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, ergänzt durch zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen.
Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie unter info@orthodental.si anfordern.
6. Wie lange wir Daten speichern
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist oder das Gesetz es verlangt. Die konkreten Fristen sind bei jeder Verarbeitungsart in Abschnitt 3 angegeben. Nach Ablauf der Frist löschen oder anonymisieren wir die Daten unwiderruflich.
7. Ihre Rechte
In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und eine Kopie der verarbeiteten Daten.
- Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten.
- Löschung, wenn für die Verarbeitung keine Rechtsgrundlage mehr besteht.
- Einschränkung der Verarbeitung in den Fällen des Art. 18 DSGVO.
- Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung sowie jederzeit gegen Direktwerbung.
- Datenübertragbarkeit für Daten, die Sie uns auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags bereitgestellt haben.
- Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Richten Sie Ihre Anfrage an info@orthodental.si oder per Post an OrthoDental d.o.o., Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slowenien. Wir antworten spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Diese Frist können wir um höchstens zwei weitere Monate verlängern; darüber informieren wir Sie unter Angabe der Gründe. Die Ausübung Ihrer Rechte ist kostenlos.
Zum Schutz Ihrer Daten können wir vor der Bearbeitung einer Anfrage zusätzliche Nachweise Ihrer Identität verlangen.
8. Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstoßen, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren:
Informationsbeauftragter der Republik Slowenien (Informacijski pooblaščenec)
Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slowenien
gp.ip@ip-rs.si · www.ip-rs.si
Als in Österreich ansässige Person können Sie sich auch an die österreichische Aufsichtsbehörde wenden: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.
Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie sich zuerst an uns wenden – die meisten Fragen lassen sich so schneller klären.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
10. Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören unter anderem eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS), Zugriffskontrollen und die Beschränkung des Zugriffs auf Mitarbeitende, die die Daten für ihre Arbeit benötigen. Alle Mitarbeitenden und beauftragten Auftragsverarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei jeder Änderung veröffentlichen wir die neue Fassung auf dieser Seite und aktualisieren das Datum der letzten Änderung. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, informieren wir Sie direkt – per E-Mail, wenn uns Ihre Adresse vorliegt, oder durch einen deutlichen Hinweis auf der Website. Die weitere Nutzung der Website gilt nicht als Einwilligung in neue Verarbeitungszwecke; dafür holen wir stets gesondert Ihre Einwilligung ein.
12. Anwendbares Recht
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679), dem slowenischen Datenschutzgesetz (ZVOP-2) und dem slowenischen Gesetz über elektronische Kommunikation (ZEKom-2). Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen dieser Erklärung ist die slowenische Fassung maßgeblich.
Privacy policy (English version)
This policy explains what personal data we process when you visit our website or send us an enquiry through it, on what legal basis, who we share it with, and what rights you have.
1. Scope of this policy
This privacy policy governs the processing of personal data on the website www.orthodental.at: visiting the site, submitting web forms, subscribing to our newsletter, and the use of cookies and similar technologies.
OrthoDental provides treatment exclusively in its clinics in Slovenia. This website is aimed at patients from Austria and other German-speaking countries who wish to be treated in Slovenia; we do not offer any treatment in Austria. Your treatment plan and clinical record are kept in Slovenia in accordance with Slovenian health legislation.
The processing of patient health records (dental chart, radiographs, digital impressions, treatment plans) takes place in a separate patient management system, Flerp Dent, and is not covered by this policy. Data you submit through a web form is not transferred to that system automatically; we enter it only once an appointment has been arranged. We inform you about the processing of health data at your first visit to the clinic.
2. Data controller and contact
| Controller | OrthoDental d.o.o. |
|---|---|
| Address | Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenia |
| Company registration number | 8162158000 |
| VAT number | SI 82691029 |
| info@orthodental.si | |
| Data protection officer | Not appointed. Please address all data protection questions to info@orthodental.si. |
3. What we process and why
3.1 Technical visit data (server logs)
Each time you visit the site, the server automatically records your IP address, browser type and version, operating system, date and time of access, and the pages you view.
| Purpose | Delivering the website, technical operation, security and abuse prevention |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interest in a secure, functioning website |
| Retention | Up to 12 months; where abuse is suspected, until the investigation or any legal proceedings conclude |
3.2 Contact and appointment request forms
Through the forms on this website we collect your name, email address, telephone number and your preferred time for us to call. The forms are operated by SqualoMail.
Your enquiry is recorded in our customer relationship system (monday.com), where we keep track of contacts and appointment scheduling. That system holds only contact details and notes about the scheduling conversation – name, telephone number, email address, preferred location and call status. We use these to contact you, usually by telephone, to arrange a first consultation.
If no appointment is arranged, we may try to reach you a few more times, but we do not initiate contact for longer than 12 months from your enquiry.
The exception is a callback you ask for yourself: if you tell us during the call that you would like to decide later (for example because you are abroad, pregnant, or for other personal reasons), we record only the date on which to call you and contact you then, even beyond 12 months. We do not record the reason for the delay.
You can ask us to stop contacting you at any time – simply say so on the phone or write to info@orthodental.si. We will then delete your enquiry and all associated contact details from our system.
If an appointment is arranged, we manually enter your contact details into our patient management system, Flerp Dent. From that point the processing described in section 1 applies.
| Purpose | Responding to your enquiry, arranging a first consultation, and taking steps at your request prior to entering into a treatment contract |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(b) GDPR – steps taken at your request before entering into a contract |
| Special categories | Some forms appear on pages for specific treatments (for example Invisalign, dental implants, prosthodontics). Submitting such a form may indicate your interest in a particular treatment, which can constitute data concerning health. We process this under Article 9(2)(h) GDPR (provision of health care) and treat it with the same confidentiality as clinical records. |
| Retention | Up to 5 years from your enquiry if no appointment takes place. We justify this longer period on the basis that the decision to undergo orthodontic treatment is often deferred and people return to an earlier enquiry after several years, and by the limitation periods for potential claims. We initiate contact only during the first 12 months, unless you asked for a later callback (see above). After 5 years the record is deleted from monday.com. If you become our patient, the statutory retention periods for health records apply. |
Are you required to provide this data? No. Providing personal data through a form is neither a statutory nor a contractual obligation and you may decline at any time. Without contact details we cannot reply to your enquiry or arrange an appointment; you are welcome to call us or visit in person instead.
3.3 Newsletters and direct marketing
If you subscribe to our newsletter or tick the consent box on a form, we send you information about our services and offers by email or SMS.
| Purpose | Informing you about services, offers and news |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(a) GDPR – your consent. If you are already our patient or customer, information about similar services may rely on Article 226(2) of the Slovenian Electronic Communications Act (ZEKom-2) and, where applicable, the corresponding rules of your country of residence, and every message gives you a free and simple way to unsubscribe. |
| Retention | We keep your contact details until you withdraw consent. We keep the record of the consent itself (when and how it was given) for as long as the consent lasts and for a further 5 years after withdrawal, so that we can demonstrate the lawfulness of past processing. |
You can withdraw consent at any time using the unsubscribe link in any message or by writing to info@orthodental.si. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing before it, and has no effect on the healthcare services we provide to you.
3.4 Cookies, analytics and advertising
Strictly necessary cookies are set without consent, as permitted by Article 225 of ZEKom-2. All other cookies – for analytics, functionality and advertising – are set only after you consent through the consent banner (Cookiebot).
If you refuse consent, no analytics or advertising tools are loaded at all, not even in a cookieless mode. The relevant services (Google Analytics, Google Ads, Meta pixel) are activated only after you give consent.
| Legal basis | Strictly necessary cookies: Article 225 ZEKom-2 and Article 6(1)(f) GDPR. All others: Article 6(1)(a) GDPR – consent. |
|---|---|
| Details | A list of individual cookies, their purposes and durations is available in our cookie policy. You can change your consent at any time using the cookie settings icon on the website. |
3.5 Lead forms on social media
In addition to the forms on this website, we use forms within the Facebook and Instagram platforms (instant forms). If you complete one, the platform passes us the details you entered – name, email address and telephone number. This data is recorded in the same system (monday.com) and processed in the same way and on the same terms as enquiries submitted through the website. Processing within the platform itself is the responsibility of the platform operator under its own privacy policy.
4. Who we share personal data with
We do not sell personal data. We share it only with the following categories of recipient, who process it on our instructions and under a data processing agreement pursuant to Article 28 GDPR, except where stated otherwise.
| Recipient | Purpose | Role |
|---|---|---|
| SqualoMail | Web forms, newsletters, message delivery | Processor |
| monday.com Ltd. | Record of enquiries and appointment scheduling (contact details and call notes) | Processor |
| Flerp Dent | Appointment and health record management – data is entered manually only once an appointment is arranged | Processor |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Maps | Processor / joint controller for advertising |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Advertising measurement and retargeting (with consent only) | Joint controller |
| Usercentrics A/S (Cookiebot) | Managing and recording cookie consent | Processor |
| NEOSERV, d.o.o. (Slovenia) | Website hosting | Processor |
| Microsoft Ireland | Business email | Processor |
We may also disclose data to competent authorities where required by law.
5. International transfers
Some of the providers listed above belong to groups headquartered in the United States and may access data outside the EU/EEA. Such transfers take place under Chapter V GDPR, namely:
- on the basis of a European Commission adequacy decision (the EU-US Data Privacy Framework), where the recipient is certified under it, or
- on the basis of the Standard Contractual Clauses under Article 46 GDPR, supplemented by additional technical and organisational measures.
You may request a copy of the relevant safeguards at info@orthodental.si.
6. How long we keep data
We keep personal data only for as long as necessary for the purpose for which it was collected, or for as long as the law requires. Specific periods are stated for each type of processing in section 3. Once a period expires we delete or irreversibly anonymise the data.
7. Your rights
In relation to your personal data you have the following rights:
- Access to your personal data and a copy of the data we process.
- Rectification of inaccurate data and completion of incomplete data.
- Erasure where there is no longer a legal basis for processing.
- Restriction of processing in the cases set out in Article 18 GDPR.
- Objection to processing based on legitimate interests, and objection to direct marketing at any time.
- Portability of data you provided to us on the basis of consent or a contract.
- Withdrawal of consent at any time, without affecting the lawfulness of processing before withdrawal.
Send your request to info@orthodental.si or by post to OrthoDental d.o.o., Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenia. We will respond within one month of receiving it. We may extend that period by up to two further months, in which case we will tell you and explain why. Exercising your rights is free of charge.
To protect your data we may ask for additional proof of identity before acting on a request.
8. Right to lodge a complaint
If you believe we are breaching data protection law, you may lodge a complaint with the supervisory authority:
Information Commissioner of the Republic of Slovenia
Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenia
gp.ip@ip-rs.si · www.ip-rs.si
As you are resident in Austria, you may also contact the Austrian supervisory authority: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.
We would be grateful if you contacted us first – most questions can be resolved more quickly that way.
9. Automated decision-making
We do not use your personal data for automated decision-making, including profiling, that produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you.
10. Data security
We apply appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss or disclosure. These include an encrypted connection (HTTPS), access controls, and limiting access to staff who need the data for their work. All staff and contracted processors are bound by confidentiality.
11. Changes to this policy
We may update this privacy policy from time to time. Each time we do, we publish the new version on this page and update the date of last change. Where a change materially affects your rights we will notify you directly – by email if we have your address, or with a clear notice on the website. Continued use of the website does not constitute consent to new processing purposes; for those we will always ask you separately.
12. Applicable law
We process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679), the Slovenian Personal Data Protection Act (ZVOP-2) and the Slovenian Electronic Communications Act (ZEKom-2). In case of any discrepancy between the language versions of this policy, the Slovenian version prevails.
Politika zasebnosti (slovenska različica)
Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo, ko obiščete naše spletno mesto ali nam prek njega pošljete povpraševanje, na kateri pravni podlagi to počnemo, komu jih posredujemo in kakšne pravice imate.
1. Obseg te politike
Ta politika zasebnosti ureja obdelavo osebnih podatkov na spletnem mestu www.orthodental.at: obisk spletnega mesta, oddajo spletnih obrazcev, prijavo na e-novice ter uporabo piškotkov in podobnih tehnologij.
OrthoDental izvaja zdravljenje izključno v svojih ordinacijah v Sloveniji. To spletno mesto je namenjeno pacientom iz Avstrije in drugih nemško govorečih držav, ki se želijo zdraviti v Sloveniji; v Avstriji storitev ne izvajamo. Načrt zdravljenja in zdravstvena dokumentacija se vodita v Sloveniji v skladu s slovensko zdravstveno zakonodajo.
Obdelava zdravstvene dokumentacije pacientov (zdravstveni karton, rentgenski posnetki, digitalni odtisi, načrti zdravljenja) poteka v ločenem sistemu za vodenje pacientov Flerp Dent in ni predmet te politike. Podatki, ki jih oddate prek spletnega obrazca, se v ta sistem ne prenesejo samodejno; vanj jih vnesemo šele, ko se dogovorimo za termin. O obdelavi zdravstvenih podatkov vas seznanimo ob prvem obisku ordinacije.
2. Upravljavec in kontakt
| Upravljavec | OrthoDental d.o.o. |
|---|---|
| Naslov | Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenija |
| Matična številka | 8162158000 |
| Davčna številka | SI 82691029 |
| E-pošta | info@orthodental.si |
| Pooblaščena oseba za varstvo podatkov | Ni imenovana. Vsa vprašanja glede varstva osebnih podatkov naslovite na info@orthodental.si. |
3. Katere podatke obdelujemo in zakaj
3.1 Tehnični podatki o obisku (dnevniške datoteke)
Ob vsakem obisku spletnega mesta strežnik samodejno zabeleži IP naslov, vrsto in različico brskalnika, operacijski sistem, datum in čas dostopa ter obiskane strani.
| Namen | Prikaz spletnega mesta, tehnično delovanje, varnost in preprečevanje zlorab |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR – zakoniti interes za varno in delujoče spletno mesto |
| Rok hrambe | Do 12 mesecev; v primeru suma zlorabe do zaključka preiskave oziroma pravnega postopka |
3.2 Spletni obrazci za stik in naročanje na pregled
Prek obrazcev na spletnem mestu zbiramo ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko in podatek o tem, kdaj vas lahko pokličemo. Obrazce izvaja ponudnik SqualoMail.
Oddano povpraševanje se zabeleži v naš sistem za upravljanje odnosov s strankami (monday.com), kjer vodimo evidenco kontaktov in dogovarjanja o terminu. V tem sistemu hranimo izključno kontaktne podatke in opombe o poteku dogovarjanja – ime, telefonsko številko, elektronski naslov, želeno lokacijo in status klica. Na podlagi teh podatkov vas kontaktiramo, običajno po telefonu, in se skušamo dogovoriti za termin prvega pregleda.
Če do dogovora ne pride, vas lahko poskusimo poklicati še nekajkrat, vendar na lastno pobudo ne vzpostavljamo stikov dlje kot 12 mesecev od vašega povpraševanja.
Izjema je dogovorjen kasnejši klic: če nam ob pogovoru sami poveste, da se za pregled želite odločiti pozneje (na primer zaradi bivanja v tujini, nosečnosti ali drugih osebnih okoliščin), si zabeležimo zgolj datum, ko naj vas pokličemo, in vas ob dogovorjenem času kontaktiramo tudi po preteku 12 mesecev. Razloga za odlog ne beležimo.
Kadar koli lahko zahtevate, da vas prenehamo kontaktirati – dovolj je, da to poveste po telefonu ali nam pišete na info@orthodental.si. Vaše povpraševanje in vse pripadajoče kontaktne podatke v tem primeru izbrišemo iz sistema.
Če se dogovorimo za termin, vaše kontaktne podatke ročno vnesemo v sistem za vodenje pacientov Flerp Dent. Od tega trenutka za vaše podatke velja obdelava, opisana v 1. poglavju.
| Namen | Odgovor na vaše povpraševanje, dogovor o terminu prvega pregleda in izvedba ukrepov pred sklenitvijo pogodbe o zdravstveni storitvi |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (b) prvega odstavka 6. člena GDPR – ukrepi na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe |
| Posebne vrste podatkov | Nekateri obrazci so objavljeni na straneh posameznih storitev (npr. Invisalign, zobni implantat, protetika). Iz oddaje takšnega obrazca je mogoče sklepati na vaše zanimanje za določeno zdravstveno storitev, kar lahko pomeni podatek o zdravstvenem stanju. Te podatke obdelujemo na podlagi točke (h) drugega odstavka 9. člena GDPR (izvajanje zdravstvenega varstva) in jih obravnavamo z enako stopnjo zaupnosti kot zdravstveno dokumentacijo. |
| Rok hrambe | Do 5 let od vašega povpraševanja, če ne pride do obiska ordinacije. Daljši rok utemeljujemo s tem, da je odločitev za ortodontsko zdravljenje pogosto odložena in se posamezniki k povpraševanju vrnejo tudi po več letih, ter z zastaralnimi roki za morebitne zahtevke. Na lastno pobudo vas kontaktiramo le v prvih 12 mesecih, razen če ste sami zaprosili za kasnejši klic (glej zgoraj). Po izteku 5 let zapis v sistemu monday.com izbrišemo. Če postanete naš pacient, za podatke v zdravstveni dokumentaciji veljajo zakonski roki hrambe. |
Ali morate podatke posredovati? Ne. Posredovanje osebnih podatkov prek obrazca ni zakonska ali pogodbena obveznost in ga lahko kadar koli opustite. Brez kontaktnih podatkov vam žal ne moremo odgovoriti na povpraševanje niti se dogovoriti za termin; v tem primeru nas lahko pokličete ali obiščete osebno.
3.3 E-novice in neposredno trženje
Če se prijavite na prejemanje e-novic ali označite privolitev v obrazcu, vam pošiljamo obvestila o naših storitvah in ponudbah po elektronski pošti ali SMS.
| Namen | Obveščanje o storitvah, ponudbah in novostih |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (a) prvega odstavka 6. člena GDPR – vaša privolitev. Če ste že naš pacient oziroma stranka, lahko obveščanje o podobnih storitvah temelji na drugem odstavku 226. člena ZEKom-2 in, kjer je to relevantno, na ustreznih predpisih države vašega prebivališča, pri čemer imate v vsakem sporočilu možnost brezplačne in enostavne odjave. |
| Rok hrambe | Kontaktne podatke hranimo, dokler privolitve ne prekličete. Zapis o dani privolitvi (kdaj in na kakšen način je bila dana) hranimo ves čas trajanja privolitve in še 5 let po njenem preklicu, da lahko izkažemo zakonitost pretekle obdelave. |
Privolitev lahko kadar koli prekličete prek povezave za odjavo v vsakem sporočilu ali s sporočilom na info@orthodental.si. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem in ne vpliva na izvajanje zdravstvenih storitev.
3.4 Piškotki, merjenje obiska in oglaševanje
Nujno potrebne piškotke naložimo brez privolitve, kot to dopušča 225. člen ZEKom-2. Vse ostale piškotke – za merjenje obiska, funkcionalnost in oglaševanje – naložimo šele po vaši privolitvi, ki jo podate prek pasice za privolitev (Cookiebot).
Če privolitev zavrnete, se orodja za merjenje obiska in oglaševanje sploh ne naložijo, tudi ne v načinu brez piškotkov. Ustrezne storitve (Google Analytics, Google Ads, piksel Meta) se aktivirajo šele po vaši privolitvi.
| Pravna podlaga | Nujno potrebni piškotki: 225. člen ZEKom-2 in točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR. Vsi ostali: točka (a) prvega odstavka 6. člena GDPR – privolitev. |
|---|---|
| Podrobnosti | Seznam posameznih piškotkov, njihove namene in trajanje najdete v politiki piškotkov. Privolitev lahko kadar koli spremenite prek ikone za nastavitve piškotkov na spletnem mestu. |
3.5 Obrazci na družbenih omrežjih
Poleg obrazcev na spletnem mestu uporabljamo tudi obrazce znotraj platform Facebook in Instagram (t. i. neposredni obrazci). Če takšen obrazec izpolnite, nam platforma posreduje podatke, ki ste jih v njem navedli – ime, elektronski naslov in telefonsko številko. Ti podatki se zabeležijo v istem sistemu (monday.com) in jih obdelujemo na enak način ter pod enakimi pogoji kot povpraševanja, oddana prek spletnega mesta. Za obdelavo podatkov znotraj same platforme je odgovoren upravljavec platforme v skladu s svojo politiko zasebnosti.
4. Komu posredujemo osebne podatke
Osebnih podatkov ne prodajamo. Posredujemo jih le naslednjim kategorijam prejemnikov, ki podatke obdelujejo po naših navodilih in na podlagi pogodbe o obdelavi po 28. členu GDPR, razen kjer je navedeno drugače.
| Prejemnik | Namen | Vloga |
|---|---|---|
| SqualoMail | Spletni obrazci, e-novice, pošiljanje sporočil | Obdelovalec |
| monday.com Ltd. | Evidenca povpraševanj in dogovarjanja o terminu (kontaktni podatki in opombe o klicih) | Obdelovalec |
| Flerp Dent | Vodenje terminov in zdravstvene dokumentacije – podatke vnesemo ročno šele ob dogovorjenem terminu | Obdelovalec |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Zemljevidi Google | Obdelovalec / soupravljavec za oglaševanje |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Merjenje uspešnosti oglasov in ponovno trženje (le ob privolitvi) | Soupravljavec |
| Usercentrics A/S (Cookiebot) | Upravljanje in beleženje privolitev za piškotke | Obdelovalec |
| NEOSERV, d.o.o. (Slovenija) | Gostovanje spletnega mesta | Obdelovalec |
| Microsoft Ireland | Poslovna elektronska pošta | Obdelovalec |
Podatke lahko razkrijemo tudi pristojnim organom, kadar to zahteva zakon.
5. Prenosi v tretje države
Nekateri od zgoraj navedenih ponudnikov so del skupin s sedežem v Združenih državah Amerike in lahko do podatkov dostopajo zunaj EU oziroma EGP. Takšni prenosi potekajo na podlagi V. poglavja GDPR, in sicer na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti (Okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov), kadar je prejemnik vanj vključen, ali na podlagi standardnih pogodbenih klavzul iz 46. člena GDPR, dopolnjenih z dodatnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi. Kopijo ustreznih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na info@orthodental.si.
6. Kako dolgo hranimo podatke
Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor to zahteva zakon. Konkretni roki so navedeni pri vsaki vrsti obdelave v 3. poglavju. Po izteku roka podatke izbrišemo ali nepovratno anonimiziramo.
7. Vaše pravice
V zvezi z vašimi osebnimi podatki imate pravico do dostopa do podatkov in kopije, popravka netočnih in dopolnitve nepopolnih podatkov, izbrisa, omejitve obdelave, ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa in kadar koli ugovora neposrednemu trženju, prenosljivosti podatkov ter preklica privolitve.
Zahtevo pošljite na info@orthodental.si ali po pošti na OrthoDental d.o.o., Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana. Odgovorili vam bomo najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Ta rok lahko podaljšamo za največ dva meseca, o čemer vas obvestimo skupaj z razlogi. Uveljavljanje pravic je brezplačno. Zaradi zaščite vaših podatkov lahko pred obravnavo zahteve zahtevamo dodatna dokazila o vaši istovetnosti.
8. Pravica do pritožbe
Če menite, da pri obdelavi vaših osebnih podatkov kršimo predpise, lahko vložite pritožbo pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si. Hvaležni bomo, če se pred tem obrnete na nas.
Če prebivate v Avstriji, se lahko obrnete tudi na avstrijski nadzorni organ: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.
9. Avtomatizirano odločanje
Vaših osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ki bi imele pravne učinke ali bi na vas podobno znatno vplivale.
10. Varnost podatkov
Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali razkritjem. Med drugim uporabljamo šifrirano povezavo (HTTPS), nadzor dostopa in omejevanje dostopa na zaposlene, ki podatke potrebujejo za svoje delo. Vsi zaposleni in pogodbeni obdelovalci so zavezani k varovanju zaupnosti.
11. Spremembe te politike
Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Ob vsaki spremembi objavimo novo različico na tej strani in posodobimo datum zadnje spremembe. Ob vsebinsko pomembnih spremembah, ki vplivajo na vaše pravice, vas bomo obvestili neposredno. Nadaljnja uporaba spletnega mesta ne pomeni privolitve v nove namene obdelave; za te vas bomo vedno posebej zaprosili.
12. Veljavni predpisi
Osebne podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in Zakonom o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2). V primeru neskladja med jezikovnimi različicami te politike velja slovenska različica.
